SEから転職して苦しんでいるコンサルの日記

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たった一日で即戦力になるExcelの教科書

吉田拳さん著「たった一日で即戦力になるExcelの教科書」を読みました。

 

元々SE時代からExcel仕事は多くあったのですが、既存のフォーマットを利用して業務を行うだけであったり、

「関数やExcelの機能を利用できればたぶん効率化できるんだろうな」と思うものでも面倒くさがってベタ打ちパワープレーで対応したりしていました。

 

コンサルでそんなものが通用するわけもなく、Excel仕事の効率の悪さを即指摘されまして、前の案件では相当苦しみました…。

そんなわけで手を伸ばしたのがこちらの書籍になります。

 

「Excelの基本操作は身に付けているものの、ビジネスで利用する際にどうも効率的な使い方ができていないなあ」と感じる方や、

「関数や便利な機能を身に付けたいけど、何から手を付けていいかわからないな、実際業務で使うのはどの機能かもわからないのに…」と感じる方にお勧めです!

 

本書によると、Excelのスキルを上げるのに必要なのは「関数」「機能」「アイデア」の3つの要素に集約されるとのことです。

 

「関数」「機能」は私に足りないスキルなので勉強したいなと思っていましたが、「アイデア」というところに納得させられたように思います。

 

単にExcelの使い方に詳しくなることが目的ではなく、Excelを使って業務を効率化することがExcelを勉強する最終目的なわけですから、目の前の課題をどうやったら解決できるかという「アイデア」をもっと身に付けたいですね。

 

本書は「関数」「機能」が一覧になっているのではなく、「関数」「機能」は最低限のものを身に付けたうえで「アイデア」を磨くことができる内容になっています。

様々なケースを基にどのように効率化していけばよいか、その考える過程を学ぶことができます。

 

一例として、「リスト入力の参照範囲を変更する手間をなくす」ということをしたい場合を紹介します。

 

「データの入力規則」機能の中でも最も重要である「リスト入力」という機能があります。セルをプルダウン形式にして、あらかじめ設定したリストの中から選択する方式にできる機能です。

ですが、一度リストを設定すれば終わりのものだけではなく、業務を行う中でリストに増減が発生する場合も想定されますよね。

その場合、参照範囲にOFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせて使用することで、リストが更新されても常に最新のリストを参照するように設定することができます。

 

OFFSET関数は、基準となるセルを決めて、そこから引数で指定した分だけずらした箇所のセルを選択するという機能を持っています。

基本書式は「=OFFSET(基準セル,ずらす行数,ずらす列数)」です。

例えば、「=OFFSET(C2,1,1)」と指定したら、C2から1行、1列分ずらした箇所、つまりD4を選択します。

さらに応用機能として、「=OFFSET(基準セル,ずらす行数,ずらす列数,高さ,幅)」とすることもできまして、ずらした先のセルを基準として、第4引数と第5引数で指定した高さと幅の分セルを選択することができます。

例えば「=OFFSET(C2,1,1,2,2)」と指定したら、C2から1行、1列分ずらしたセル、つまりD4を基準として、そこから2行、2列分選択します。つまりこの場合、D4:E5を選択することができるのです。

今回はこの応用機能を活用します。

 

ちなみにCOUNTA関数は、指定したセルの範囲に値が入力されているセルの個数を返す関数です。


OFFSET関数の中にこのCOUNTA関数を入れ込んで「=OFFSET($C$1,0,0,COUNTA($C:$C),1)」とすると、C1セルを基準に、そこからCOUNTA関数が返してきた、C列に存在するデータの数だけ縦に範囲選択できることになります。

C列に作成されたデータのリストが3つなら、COUNTA関数が3を返すのでC1:C3が選択され、5つならC1:C5が選択されます。

C1セルから縦方向に、参照先のデータのリストを作成することで、データ増減にも耐えうるというわけです。

 

このようなよく使うであろうアイデアが目白押しで、Excel仕事をするすべての方に一度は読んでほしいと思えるほどおすすめの一冊です!

 

簡単なことを勉強するだけでこれほどまでに効率化ができるのかと思いました。
前職のみなさんにも教えてあげたい…。

 

定期的に見直して、しっかり自分の力にしていきたいと思います。