SEから転職して苦しんでいるコンサルの日記

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議事録って難しい

こんばんは。

 

今週は疲れすぎて全然ブログを書けませんでした。

結局毎日更新する宣言はどこへやら…。

とりあえず、遅いので手短にいきます。

 

今日のテーマは「議事録」です。

 

どの業種の人でも主に若手が担当する定番タスク「議事録」ですが、正直私は大の苦手で、もう何年も社会人をやっているのに、未だに満足いく議事録が書けず、本当に苦労しています。

 

今日は自戒も込めて、なぜ議事録が書けないか、どうしたら書けるようになるかということを書いていこうと思います。

 

ほぼ反省みたいな感じになってしまいますが、同じような悩みを抱えていらっしゃる方の参考になれば幸いです。

 

 

良い議事録とは?

完全に私の中の定義ですが、今回は「良い議事録」を

 

・読んだ人の前提知識にかかわらず、どんな会議だったか、議論の流れを把握できる

(前提としては、さすがに「その案件に参画している人」に向けてのレベルでいいと思いますが)

・漏れなく、決定事項や持ち帰り事項を把握できる

・会議終了後、速やかに展開される

 

と定義します。これを目指す上で不足している部分について、以下で述べていきます。

 

 

私の議事録の何がダメなのか?

私の議事録のダメポイントはいくつかありまして、

 

・遅い

⇒恥を忍んで書きますが、1時間半の会議の議事録を書くのに、5時間くらいかかっています。 もちろん内容はまあまあ難しいですが。

・内容がわかりにくい(特に、「書きすぎ」が目立つ)

⇒漏れのないことを意識するあまり、余計なことまで記述してしまい、結果要点がわかりづらいことが多いです。

・文章として読みづらい

⇒内容は正しい場合にも、わかりづらい文章になっていることが多いです。一文ごとのわかりやすさもそうですし、複数の文のまとまりについても同様です。

 

などがあります。

 

今後の改善策について

最後に、上記の欠点の分析と改善策を考えていきます。

 

・遅い

<原因>

●会議に出ても内容が一発で理解できず、振り返りの時間、不明点を質問する時間がかなり長いです。(1時間以上)よって着手までに相当な時間がかかります。

●内容を理解していても、文章作成に時間がかかります。記載要否の取捨選択や、文を整えてわかりやすくするのに多大な時間がかかっています。

<対策>

●会議内容のキャッチアップのため、普段からもっと案件に対する理解を深めておく。

●記載要否の選択に時間がかからないよう、より明確な記載ルールを定めておく。

●文章力の向上

 

・内容がわかりにくい(特に、「書きすぎ」が目立つ)

<原因>

 ●(これは、もう原因がわかってますね。「書きすぎ」です。)上記の記載要否選択がうまくいっていないものと思われます。

<対策>

●「遅い」の対策と一緒かなと。

 

・文章として読みづらい

<原因>

●文構成が悪い(主語や目的語が抜ける、語順が悪いなど)

<対策>

●文章作成スキルを高める。(当たり前すぎる…)具体的には書籍から勉強して練習しかないでしょうね…。

 

最後に 

こうやって書いてみると、「遅い」という事象にいろいろ私の悪癖や集約されている感じがしますね…。

この反省を基に、もう少し深堀りをして改善していこうと思います。

完全に人に読ませる文章でなくなってしまいすみませんが、今日はこの辺で。

それではまた。