SEから転職して苦しんでいるコンサルの日記

SEから転職して日々苦しんでいるコンサルタントの日記です。自分の知見をアウトプットして有益な情報を発信しながら、ブログを書くことによって自らの成長も目論んでおります…。みなさんに見守っていただけると幸いです!

5分で終わる仕事を後回しにするな!

こんばんは。

 

ラグビー最高でしたね…!今まで見たスポーツの試合で一番感動したかもしれません。

 

今日は勉強など自己研鑽を全くできていなかったので、この時間ですがしっかりブログを書きたいと思います。

 

今日は私が前職で習い、常に意識している仕事術を一つ紹介します。

「5分で終わる仕事を後回しにするな!」

というのが今日のテーマです。

 

例えば、

「○○さんにメール出しておいて!」

「▲▲の会議設定しておいて!」

などといった、5分程度で終わる雑務を依頼されたとき、

私は、(緊急の作業がない限りは)それらの雑務を最優先で対応しています。

 

もしかしたら、タスクは必ず優先順位をつけてこなすべきだ!

とお考えの方もいるかもしれませんが、私はそこに異議を唱えたいと思います。

 

それでは解説していきます。

 

 

5分で終わる仕事を後回しにしていけない理由

後回しにした仕事の内容を思い出すのに時間がかかるから

仕事を後回しにすると、後に着手する際に、そのタスクの背景・内容を忘れていることは往々にしてあります。

 

最悪の場合、依頼者に再確認をすることになれば、すぐに取り組む人と比べ、そのタスクにかける時間には大きな差が生まれるでしょう。

 

優先順位付けをする時間があるなら、目の前のタスクをつぶした方が早いから

私も、基本的に仕事は優先順位をつけて取り組むべき、と考えていますが、

5分で終わる仕事をタスク化して優先順位をつけることに、どれだけの時間を要するか考えるべきだと思います。

 

おそらく1分、早くても30秒はかかると想像できます。

 

それなら、目の前の5分の仕事に素早く着手してタスク自体をつぶしてしまった方が、圧倒的にコスパがよくなるはずです。

 

後回しにした仕事は、脳のメモリーに残り続け、本来取り組むべき仕事に使うエネルギーを阻害するから

仕事を後回しにしてタスク化するということは、「後でやらなければならない仕事」として認識し続けなければいけません。

 

みなさんにも実感はあるかと思うのですが、「残っている仕事を覚えておく」ことに対しても脳のメモリーは消費されているのです。

 

そうすることで、本業に100%を注がなければならないところを、95%、90%の力しか充てられないことになれば、当然自分の仕事の効率は下がってしまいますよね…。

 

5分で終わる仕事を最優先で対応するメリット

後回しにするデメリットはご理解いただけたのではないかと思いますが、

逆に、「5分で終わる仕事」を最優先で対応するメリットもご紹介していきます。

(基本、上記デメリットの裏返しがメリットになりますが、それ以外で…。)

 

周りから「言われたことにすぐに取り組む人」という印象を持たれる

5分で終わる仕事をすぐに片付けると、依頼した人の目線から見ると「もう終わったの!?」「仕事速い!」と感じてもらうことができるでしょう。

 

また、「雑務でも面倒臭がらずにテキパキと取り組む人」と感じてもらうこともできるかもしれません。

 

基本的に周囲からは「言われたことにはすぐに取り組む、仕事の速い人」という印象を持ってもらえることが多くなると考えています。

 

自分の作業だけでなく、後続タスクを含む仕事全体が早く進む

単純な話ですが、自分が仕事を早く終わらせれば、その後続タスクの開始が早まります。

 

例えば誰かにメールを出すという雑務がある場合、9時にメールを発出するのと15時にメールを発出するのでは、

「メールの出し手」の目線からすると同じタスクをこなしたことになりますが、

「メールの受け手」の目線からすると、「9時にメールが届く」と「15時にメールが届く」という大きな違いが生じます。

 

もし「メールの受け手」側に、そのメールの受信がトリガとなる後続タスクがある場合、

後続タスクの担当者はメールを受信した9時に作業開始できますので、結果としてその仕事全体が進むスピードに影響します。

 

この仕事術を実践する際の注意点

一点、この仕事術の注意点があります。

それは、最初にカッコで但し書きをした「緊急の作業がない限りは」という点です。

 

細かい仕事を素早く処理するのは実際「仕事してる感」も出ますし、気持ちがいいものです。

 

しかし、その気持ちよさを重視するあまり、本当に優先して取り組むべき仕事がある際に、その仕事をどんどん劣後するようなことがあると、本末転倒です。

 

いくらこのテクニックを使うといっても、やはり基本は、

「優先順位をつけてタスクに取り組む」

ってことなんだと思います。

 

最後に

私は今も仕事のスピードについては課題を抱えていますが、今日ご紹介した取り組みが、確実に成果につながっていると感じています。

やっぱりToDoが蓄積されていくのって、精神的にダメージが蓄積されていく感じがあるんですよね…!

 

どんな人でも簡単に試せる仕事術だと思いますので、ぜひ活用してみていただけると嬉しいです!

 

それではまた。